في ظل التطورات المتسارعة التي تشهدها بيئات الأعمال الحديثة، أصبحت إدارة العقود والمشتريات أحد الأعمدة الأساسية لضمان كفاءة العمليات وتحقيق أهداف المؤسسات بدقة وفاعلية.
فلم تعد هذه الإدارة تقتصر على الجوانب الإجرائية والتقنية فحسب، بل باتت تلعب دورًا استراتيجيًا في دعم القدرة التنافسية، وترشيد الإنفاق، وضمان الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية.
ومن خلال فهم عميق لمفهوم إدارة العقود والمشتريات من خلال المكاتب الهندسية أو الهيئة السعودية للمهندسين، وأهميتها في دورة حياة المشاريع والعمليات التشغيلية، يمكن للمؤسسات تعزيز مرونتها، وتحقيق قيمة مضافة من خلال علاقات توريد أكثر استدامة وشفافية.
ما هي إدارة العقود والمشتريات؟
إدارة العقود والمشتريات هي عبارة عن عملية تنظيمية شاملة تهدف إلى تخطيط وتنفيذ ومتابعة جميع الأنشطة المرتبطة بالحصول على السلع أو الخدمات، بدءًا من تحديد الاحتياجات وانتهاءًا بتنفيذ العقود وضمان الامتثال الكامل لشروطها.
تشمل هذه الإدارة اختيار الموردين والتفاوض معهم، وإعداد العقود، ومراقبة الأداء، وإدارة المخاطر، وتحقيق افضل قيمة مقابل المال بما يتماشى مع الشروط القانونية والتنظيمية.
وتعد إدارة العقود والمشتريات عنصرًا اساسيًا في نجاح المشاريع والمؤسسات، حيث تتضمن كفاءة الإنفاق، وجودة المنتجات والخدمات، والالتزام بالجداول الزمنية والتكلفة المحددة.
إقرأ المزيد من المعلومات عن: لماذا ينصح بالتعامل مع مكاتب هندسية معتمدة في السعودية.
أهمية إدارة العقود والمشتريات في الكفاءة المؤسسية:
تعد إدارة العقود والمشتريات من العناصر الأساسية في نجاح أي مؤسسة، سواء تعمل في القطاع الخاص أو العام، وتكمن أهميتها في النقاط التالية:
- ضمان التوريد المستمر وتقليل المخاطر التشغيلية: تسهم إدارة العقود والمشتريات في تأمين المواد والخدمات اللازمة للعمل بشكل مستمر دون انقطاع، مما يقي من تأخير العمليات أو توقف المشاريع.
- تحقيق الكفاءة المالية وتقليل التكاليف: من خلال التفاوض الجيد، وتحليل العروض، واختيار الموردين بعناية، يمكن تحقيق وفورات مالية كبيرة وتحسين العائد على الاستثمار.
- ضمان الالتزام القانوني وتقليل النزاعات: توفر العقودة المدارة بشكل جيد إطارًا قانونيًا واضحًا يضمن حقوق كافة الأطراف المعنية، ويقلل من احتمالات النزاعات أو سوء الفهم من الالتزامات التعاقدية.
- تعزيز العلاقة مع الموردين وبناء شراكات استراتيجية: تمكن الإدارة الفعالة من بناء علاقات طويلة الأمد مع الموردين الموثوقين، ما ينعكس إيجابًا على جودة المنتجات والخدمات المقدمة.
- دعم الشفافية والحوكمة المؤسسية: تعمل إدارة العقود والمشتريات وفق سياسات واضحة ومراجعات داخلية تضمن النزاهة والشفافية في اختيار الموردين وإبرام العقود.
- المساهمة في تحسين الأداء المؤسسي: كلما كانت إدارة المشتريات والعقود أكثر فاعلية، كلما ساعدت على تحسين العمليات الداخلية، وزيادة الإنتاجية، وتعزيز التنافسية في السوق.
إقرأ أيضًا: تعرف على أهم شروط استخراج رخصة بناء في السعودية.
أبرز المهام والمسؤوليات في إدارة العقود والمشتريات:
تتضمن إدارة العقود والمشتريات مجموعة من المهام والمسؤوليات المتعددة التي تساهم بشكل مباشر في تحسين كفاءة المؤسسات وزيادة قدرتها على تحقيق النجاح والاستدامة:
- التخطيط للمشتريات: يتضمن وضع استراتيجية واضحة لتحديد احتياجات المؤسسة من السلع والخدمات، وتحديد الأولويات، ووضع الميزانيات، وتقدير التكاليف بما يتماشى مع الأهداف العامة للمؤسسة.
- إدارة الموردين: اختيار وتقييم الموردين، وبناء علاقات شراكة معهم، وضمان التزامهم بمعايير الجودة والتسليم في الوقت المحدد.
- صياغة ومراجعة العقود: إعداد عقود محكمة تلبي احتياجات المؤسسة وتحمي مصالحها القانونية والمالية،
- إدارة المخاطر: تحديد وتحليل المخاطر المتعلقة بالعقود والمشتريات، ووضع خطط للحد منها أو تخفيف تأثيرها السلبي على المؤسسة
- ضمان الامتثال: التحقق من التزام جميع أنشطة الشراء بالقوانين واللوائح المحلية والدولية.
- إعداد التقارير: تجهيز تقارير دقيقة وشفافة حول أداء المشتريات، والإنفاق، مستوى الامتثال، وأداء الموردين، للمساهمة في دعم أخذ القرار الاستراتيجي.
- إصدار أوامر الشراء: إعداد ومتابعة أوامر الشراء و توثيقها واعتمادها رسميًا.
- إدارة العمليات المالية: القيام بمتابعة الفواتير، المطابقات، والمدفعات، وضمان مطابقة العمليات المالية لبنود العقود المبرمة.
- التواصل والتعاون: ضمان التنسيق الفعال بين الإدارات الداخلية والموردين لتحقيق متطلبات العمل، وضمان التدفق السلس للمعلومات.
- أرشفة الوثائق: حفظ جميع المستندات المتعلقة بالعقود والمشتريات بشكل منظم وآمن للرجوع إليها في أي وقت.
هل تختلف أسعار الاستشارات الهندسية حسب نوع المشروع.
مهارات يجب أن يمتلكها محترف إدارة العقود والمشتريات:
إن الموكل بإدارة العقود والمشتريات يجب أن يمتلك الكثير من المهارات الأساسية، ومن أبرز المهارات، على سبيل المثال لا الحصر، الآتي:
الفهم القانوني للعقود:
يعد الإلمام بالقوانين واللوائح المتعلقة بالعقود أمرًا جوهيًا، إذا يمكن محترف العقود من تفسير البنود القانونية بدقة، وضمان التزام كافة الأطراف بالاتفاقيات، وتجنب المخاطر القانونية المحتملة.
مهارات التفاوض:
أن التفاوض الناجح لا يقتصر على خفض التكاليف، بل يشمل ايضًا ضمان القيمة المضافة، وجودة الخدمات، والمرونة في التوريد.
محترف المشتريات الناجح يعرف متى يتنازل ومتى يتمسك بشروطه لتحقيق افضل النتائج.
مهارات التواصل:
تعد القدرة على ايصال المعلومات بوضوح ودقة إلى الأطراف المعنية (الموردين، والإدارة العليا، والفرق القانونية) من أهم عوامل النجاح في العقود، ويشمل التواصل الشفهي أو الكتابي أو الرسمي.
مهارات الإقناع:
القدرة على التأثير على القرارات، سواء داخليًا لإقناع الإدارة بتبني حلول معينة، أو خارجيًا للتأثير في الموردين لقبول شروط معينة.
مهارات القيادة:
يجب أن يكون مدير العقود والمشتريات قادرًا على قيادة فريق العمل، وإدارة الوقت والمهام، وتوجيه الجهود نحو تحقيق الأهداف الاستراتيجية، مع تعزيز التعاون مع الإدارات المختلفة.
مهارات حل النزاعات:
النزاعات أمر وارد في العقود. لذا، القدرة على إدارة الخلافات وحلها بطرق مهنية وودية تجنب الشركات خسائر مالية وقانونية كبيرة.
مهارات التحليل الاحترافي:
تشمل تحليل عروض الأسعار، وتقييم الموردين، ودراسة أداء العقود والتكاليف. القدرة على اتخاذ قرارات مبنية على بيانات دقيقة تمكّن الشركات من تحسين الإنفاق وتقليل الهدر.
اسئلة شائعة:
ما هي أنواع العقود الأكثر شيوعًا في المشتريات؟
- عقود السعر الثابت: يتم الاتفاق على سعر محدد وثابت لا يتغير بغض النظر عن التكاليف الفعلية المنفقة.
- عقود قابلة لاسترداد التكلفة: يتحمل المشتري التكاليف الفعلية للمشروع بالإضافة إلى نسبة أرباح متفق عليها للمورد.
- عقود الوقت والموارد: يُحاسب المورد بناءً على الوقت الذي يقضيه في العمل والمواد المستخدمة وفقًا لسعر متفق عليه.
المخاطر المحتملة في إدارة العقود والمشتريات:
إن إدارة العقود والمشتريات تتضمن الكثير من المخاطر المحتملة التي تعرض المؤسسات أو الشركات سواء الكبرى أو الصغرى إلى الفشل والخسائر الفادحة ومن بينها، المخاطر المالية، والمخاطر القانونية، والمخاطر التشغيلية، والمخاطر الإستراتيجية، والسمعة.
ختامنًا:
بالنظر إلى ما تم توضيحه سابقًا، يتبيّن بوضوح الأهمية الجوهرية التي تمثلها إدارة العقود والمشتريات، لما لها من تأثير مباشر على نجاح المشاريع، سواء بالإيجاب أو السلب، وفقًا لكفاءة الجهة أو الأفراد القائمين عليها. ولا شك أن إسناد هذه المهام إلى فريق يتمتع بالخبرة والاحترافية ينعكس بنتائج عالية الجودة ومخرجات تحقق الأهداف بكفاءة.
وانطلاقًا من هذا الإدراك العميق، تلتزم شركة باسم للاستشارات الهندسية بتقديم منظومة متكاملة من الخدمات المتخصصة في التحكم بالعقود والمشتريات، من خلال كوادر مؤهلة وأدوات متقدمة تواكب أفضل الممارسات العالمية، لنضمن لك رحلة تنفيذ منظمة وفعالة تحقق تطلعاتك وتسهم في رفع كفاءة المشروع منذ مراحله الأولى وحتى اكتماله.